KI- und Datennutzungsrichtlinie

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie erklärt, wie dossierwerk künstliche Intelligenz (KI) einsetzt, wie wir die von Ihnen hochgeladenen Dokumente verarbeiten, wie wir mit E-Mails umgehen und wo Ihre Daten gespeichert werden.

Sie gilt für:

• –Kunden (Importeure), die die dossierwerk-Plattform nutzen, und ihre Teammitglieder.
• –Lieferanten, die auf Anfrage eines Kunden Dokumente über das dossierwerk-Lieferantenportal hochladen.
• –Empfänger von E-Mails, die dossierwerk oder unser Team versendet.
• –Besucher der dossierwerk-Websites.

Verantwortlicher ist die oben genannte Gesellschaft. Für Kundeninhalte innerhalb der Plattform ist der Kunde Verantwortlicher; dossierwerk handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Diese Richtlinie ergänzt unsere Datenschutzerklärung, unsere AGB und unsere Cookie-Richtlinie. Soweit sie sich überschneiden, ist für Rechtsgrundlagen und Ihre Rechte die Datenschutzerklärung maßgeblich.

In der kostenlosen öffentlichen Demo ist das Hochladen echter Dokumente deaktiviert; es werden keine Kundendokumente gespeichert. Die Abschnitte 3 und 5 beschreiben die Plattform, wie Kunden und Pilotpartner sie nutzen.

2. Wie wir KI einsetzen

Wir setzen KI für genau eine Aufgabe ein: hochgeladene Compliance-Dokumente lesen und Werte für einen festen Satz von Feldern vorschlagen. Alles andere in dossierwerk folgt dokumentierter, regelbasierter Logik.

Was KI in dossierwerk nie tut

• –Sie entscheidet nicht, ob ein Produkt sicher, konform oder zertifiziert ist. dossierwerk trifft keine solche Aussage – weder mit noch ohne KI.
• –Sie dokumentiert keine Entscheidungen. Jede Entscheidung wird der Person und Organisation zugeordnet, die sie getroffen hat.
• –Sie versendet keine Nachrichten und kontaktiert Lieferanten nicht eigenständig.

KI-Anbieter. Die Feldextraktion nutzt Claude, direkt angebunden über die API von Anthropic. Anthropic ist ein US-Unternehmen; Übermittlungen erfolgen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Weder dossierwerk noch Anthropic trainieren KI-Modelle mit den Daten unserer Kunden.

3. Wie wir Dokumente auslesen

Wenn Sie oder ein Lieferant ein Dokument hochladen, durchläuft es fünf Schritte. Kein Schritt markiert ein Dokument als akzeptiert, ohne dass ein Mensch es bestätigt.

1. 1Textextraktion in Ihrem Browser. Bei PDFs wird die Textebene der ersten 6 Seiten (bis zu etwa 6.000 Zeichen) mit der Open-Source-Bibliothek pdf.js in Ihrem Browser gelesen. Reine Textdateien werden direkt gelesen.
2. 2Kein Text, keine KI. Enthält ein Dokument keinen lesbaren Text (zum Beispiel ein Scan oder Foto), wird es nicht an die KI gesendet. Sie geben die Felder von Hand ein. Eine Texterkennung (OCR) führen wir derzeit nicht durch.
3. 3KI-Feldvorschlag. Der Dateiname und bis zu 9.000 Zeichen des extrahierten Textes werden an den KI-Anbieter gesendet. Er liefert Vorschläge für: Dokumenttyp, Labor, Akkreditierungsnummer, zitierte Norm, Produktkennung, Messwert und Einheit, Ausstellungs- und Ablaufdatum. Die vollständige Originaldatei wird nicht übermittelt.
4. 4Kennzeichnung der Sicherheit. Jeder Wert wird als extrahiert (wörtlich abgedruckt und eindeutig) oder bestätigen (abgeleitet, unklar oder übersetzt) gekennzeichnet. Dokumente, die weder auf Deutsch noch auf Englisch sind, werden immer mit bestätigen gekennzeichnet.
5. 5Ihre Bestätigung. Sie prüfen, korrigieren oder bestätigen jeden Wert. Unbestätigte Werte bleiben markiert. Schlägt die Extraktion fehl, füllen Sie die Felder manuell aus.

Sobald Sie die Werte übernehmen, werden sie mit der Originaldatei im Nachweisdatensatz und im Lieferantendatensatz in unserer Datenbank gespeichert (Abschnitt 5). Die Bewertung jedes Dokuments wird nach festen Regeln aus den bestätigten Werten berechnet, nicht von der KI.

Bilder (JPG, PNG) in Lieferantenordnern werden ausschließlich anhand des Dateinamens Anforderungen zugeordnet; ihr Inhalt wird nicht an die KI gesendet. Extraktionsergebnisse, die Sie nicht übernehmen, werden verworfen und nicht gespeichert.

4. E-Mail-Kommunikation und Tracking

Welche E-Mails

So funktioniert es. Getrackte E-Mails enthalten ein kleines, unsichtbares Bild (Tracking-Pixel) und Links, die über unseren E-Mail-Anbieter geleitet werden. Wird das Bild geladen oder ein Link angeklickt, erfasst der Anbieter dies.

Was wir erfassen: Zustellstatus, Zeitpunkt des Öffnens, angeklickte Links sowie technische Daten wie E-Mail-Programm, Gerätetyp und einen aus der IP-Adresse abgeleiteten ungefähren Standort. Diese Daten sind mit der E-Mail-Adresse des Empfängers verknüpft.

Warum. Um zu sehen, welche Newsletter-Themen für Leser nützlich sind.

Anbieter. Resend (Irland, EU) für Anmeldecodes, System-E-Mails und Lieferantenanfragen; Mailchimp (Intuit) für Newsletter. Übermittlungen außerhalb der EU erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von Standardvertragsklauseln, wie in unserer Datenschutzerklärung beschrieben.

Widerspruch. Sie können das Tracking verhindern, indem Sie das automatische Laden von Bildern in Ihrem E-Mail-Programm deaktivieren. Ihre Einwilligung in den Newsletter können Sie jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail an compliance@dossierwerk.com widerrufen.

5. Datenspeicherung, Aufbewahrung und Sicherheit

Ihre Nachweisakten, Dokumente, übernommenen Extraktionsergebnisse, Lieferantendatensätze und Kontodaten werden in einer verwalteten Datenbank von Supabase in Irland (EU-Region eu-west-1) gespeichert. Website und Anwendung werden bei Vercel gehostet.

Was wir speichern

• –Kontodaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Rolle und Berechtigungen.
• –Nachweisakten: hochgeladene Dokumente, bestätigte Feldwerte, Bewertungen, Entscheidungen, Sorgfaltsmaßnahmen sowie wer wann was getan hat.
• –Lieferantenkontakte und die an sie gesendeten Nachrichten, einschließlich E-Mail-Status (Abschnitt 4).

Einige Einstellungen, etwa Sprache und Layout, werden im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt.

Aufbewahrung

Sie können Ihre Datensätze jederzeit exportieren. Endet Ihr Vertrag, geben wir Ihre Daten auf Anfrage heraus und löschen sie innerhalb von 30 Tagen nach unserem internen Löschverfahren, sofern Sie nicht um Aufbewahrung bitten oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Sicherungskopien werden innerhalb weiterer 90 Tage überschrieben.

Sicherheit. Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Die Anmeldung erfolgt über Einmalcodes per E-Mail. Der Zugriff innerhalb einer Organisation folgt den Rollen und Berechtigungen, die ihr Administrator festlegt. Wir unterhalten Zugriffskontrollen, Sitzungskontrollen und Sicherheitsprotokolle.

Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter)

Die vollständige Liste der Anbieter für Website, Reichweitenmessung (Vercel Web Analytics) und Terminbuchung (Cal.com) finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Die Zolltarif-Abfrage sendet ausschließlich die von Ihnen eingegebene Warennummer an den UK Trade Tariff Service (trade-tariff.service.gov.uk).

6. Modelltraining, Vertraulichkeit und Ihre Rechte

Kein KI-Training mit Ihren Dokumenten. Weder dossierwerk noch unser KI-Anbieter trainieren KI-Modelle mit den Dokumenten oder Daten, die Sie hochladen.

Vertraulichkeit. Ihre Nachweisakten sind nur für Mitglieder Ihrer Organisation sichtbar sowie für Mitarbeitende von dossierwerk, die zu Ihrer Unterstützung Zugriff benötigen. Lieferanten sehen nur die an sie gerichteten Anfragen und die von ihnen hochgeladenen Dokumente.

Aggregierte Daten. Wir nutzen anonymisierte, kundenübergreifend zusammengeführte Daten, um Statistiken über Compliance-Nachweise zu erstellen. Beispiele: welche Nachweisarten in einer Produktkategorie am häufigsten fehlen, welche Normen anwendbar sind und wie die Nachweisqualität je nach Herkunftsland des Lieferanten variiert. Wir nutzen diese Statistiken zur Verbesserung von dossierwerk; sie können Teil künftiger Produkte oder Dienstleistungen werden. Sie lassen keine Rückschlüsse auf Kunden, Personen oder einzelne Dokumente zu. Kunden können jederzeit per E-Mail an compliance@dossierwerk.com widersprechen; ihre Daten fließen dann nicht mehr in künftige Statistiken ein.

Ihre Rechte. Nach der DSGVO können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie deren Berichtigung oder Löschung verlangen, die Verarbeitung einschränken lassen oder ihr widersprechen und Ihre Daten in einem übertragbaren Format erhalten. Eine Einwilligung (zum Beispiel in das Newsletter-Tracking) können Sie jederzeit widerrufen. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen).

Lieferanten und andere Personen, deren Daten ein Kunde in dossierwerk verarbeitet, wenden sich bitte zuerst an diesen Kunden; wir unterstützen dabei.

Änderungen. Wir aktualisieren diese Richtlinie, wenn sich unser Einsatz von KI oder unsere Anbieter ändern, und geben oben das Datum der letzten Änderung an.

Kontakt. compliance@dossierwerk.com. Sobald die Gesellschaft gegründet ist, bestellen wir einen Datenschutzbeauftragten und veröffentlichen hier dessen Kontaktdaten.